为切实加强学校与广大师生员工的联系，听取师生员工对学校改革与发展的意见和建议，畅通师生反映问题渠道，及时发现和解决师生在实际工作学习中存在的突出矛盾和问题，推进学校的民主化、科学化管理，提高行政效能，提出进一步规范校园网上"书记、院长信箱"管理，办法如下：

第一条："书记、院长信箱"以党和国家信访工作的方针、政策为依据，在实事求是、深入调查研究的基础上处理来信。

第二条：书记、院长信箱由党政办公室负责明确专人管理。工作流程为：每天查阅信件——分类汇总——填写信件办理表（明确办理时限）——送信件内容至主体责任部门——责任部门了解情况并提出处理意见——报告分管院领导后处理信件反映的问题——将问题形成原因及处理情况反馈党政办公室（需分管院领导签字同意）——通过书记、院长信箱回复信息——学院办公室定期对有关材料办结归档

第三条 书记、院长信箱只受理本校师生员工的实名来信，不受理依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的投诉请求；不受理与学校日常工作无关的问题；一般意见、建议只作为工作参考，可不予回复；内容重复信件不作重复回复；书记、院长信箱已公告的工作信息、动态和热点问题的信件，不再作个别发布。

第四条 来信人应遵守国家有关法律、法规，来信应事实清楚、诉求合理、语言文明；来信人不得诬告他人，不得无中生有，不得冒用他人名义发恶意信息，侵犯他人隐私；不得从事其它侵犯他人合法权益的活动。

第五条 党政办公室负责对有关部门就书记、院长信箱反映问题处理情况的检查、督促。

第六条 书记、院长信箱管理及有关部门人员应严格执行信件保密制度，未经批准，不得随意扩大信件和相关材料的知情范围。

第七条 本办法由党政办公室负责解释，并自发布之日起施行。